Tak naprawdę liczba kroków, o których musimy pomyśleć organizując spotkanie biznesowe nie jest wcale długa. Najważniejsze jest wykreowanie odpowiedniej atmosfery do rozmowy i bezpośredni kontakt, ale czy to wszystko?

Spotkanie biznesowe to prywatność

Umawiając się na spotkanie biznesowe raczej nie chcemy, by ktoś oprócz naszego rozmówcy słyszał o czym mówimy. Intymnej atmosfery nie zagwarantuje nam w żaden sposób miejsce o otwartej przestrzeni. Chcąc zapewnić sobie maksimum komfortu i pewności, że nasze spotkanie będzie miało charakter jak najbardziej poufny nie wybierajmy miejsc, które zwykle wykorzystuje się do takich celów. Zrezygnujmy z salki konferencyjnej i wybierzmy zaciszne miejsce poza firmą.

Kameralna atmosfera

Wbrew pozorom kameralna atmosfera nie oznacza tego samego co prywatność. Miejsce ma wpływać na nastrój naszego klienta i napawać go pozytywnie. Cisza i przytulność zagwarantuje chwilę spokoju i da szansę spokojnie pomyśleć. Zabiegane kawiarnie i zatłoczone restauracje mogą mieć wpływ na humor i ogólne samopoczucie uczestników spotkania, którzy będą poirytowani i niechętni negocjacjom. Miejsce usytuowane w otoczeniu przyrody ukoi nerwy i da szansę spokojnie pomyśleć. Śniadanie na tarasie, kawa w parku lub lunch z widokiem na piękny ogród i zielone drzewa może zapaść w pamięć każdemu. Piękne otoczenie inspiruje i daje dodatkowej energii.

Odpowiednie zaplecze

Byłoby dobrze, gdyby piękne okoliczności przyrody były powiązane z odpowiednią lokalizacją i wygodnym dojazdem do niej. Spotkania poza centrum miasta wymagają dłuższej chwili na dojazd, a nie każdy ma na to czas. Wybierzmy miejsce, do którego dojazd jest racjonalny i nie zajmie nam oraz klientowi połowy dnia. Pamiętajmy, że czas to pieniądz. Oprócz malowniczych krajobrazów dobrze jest mieć w zanadrzu dobrze przygotowane zaplecze techniczne. Zdarza się, że na spotkanie przyjeżdżamy z przygotowaną prezentacją, którą chcielibyśmy pokazać klientowi. Organizując spotkanie biznesowe zorientujmy się najpierw czy dany obiekt ma rzutniki czy swobodny dostęp do internetu. W ForRest przy rezerwacji sal konferencyjnych i VIP Roomów zwykle zachęcamy do pomyślenia nad kateringiem – dobre spotkanie biznesowe powinno odbywać się przy śniadaniu, obiedzie czy popołudniowej kawie.