Konferencja często jest prestiżowym wydarzeniem dla firmy, która ją organizuje – wszystko musi być przygotowane na 100% by zadowolić jej odbiorców. Jak zorganizować taki event by wypadł profesjonalnie?
Wybierz temat konferencji
Nie możemy po prostu wpaść na pomysł organizacji jakiejkolwiek konferencji, tylko żeby pokazać swoje możliwości. Żeby przyciągnąć uczestników konferencji, musimy wymyślić temat, który pozwoli nam na przedstawienie swojej wiedzy, merytoryczną dyskusję panelistów z widzami i wymianę doświadczeń. Największą popularnością cieszą się konferencje, które organizowane są na tematy lekko kontrowersyjne, wywołujące emocje i wprowadzające coś do życia. Pamiętaj, że Zielona Góra jest rozwijającym się miastem i konferencja organizowana w tym mieście może przyciągnąć naprawdę dużo osób – jeśli tylko wybierzesz interesujący temat, który trafi w gusta działających tu firm.
Przygotuj biznesplan
Biznesplan konferencji pozwoli Ci określić jakim budżetem dysponujesz, ile osób możesz zaprosić, gdzie w Zielonej Górze zorganizujesz konferencję i jakie panele chciałbyś przygotować. Taka rozpiska nie pozwoli Ci zapomnieć o którymś z elementów. Umieść na liście miejsce spotkania, nocleg dla uczestników, catering, kwestie techniczne, określ ile osób powinien liczyć komitet organizacyjny i jak rozreklamować wydarzenie. Jeśli okaże się, że nie przewidziałeś wystarczającego budżetu na swoje wydarzenie, pomyśl o znalezieniu sponsorów, którzy w zamian za pomoc finansową mogliby wystąpić jako prelegenci czy przygotować pakiety uczestników ze swoimi gadżetami. Wiele instytucji państwowych oferuje też granty.
Termin i czas
Wybranie dobrej daty konferencji w Zielonej Górze to połowa sukcesu. Weź pod uwagę wszystkie święta, wakacje, gorące okresy w swojej branży czy inne wydarzenia organizowane w mieście w trakcie Twojej konferencji. Nie ma na przykład sensu organizować konferencji w Zielonej Górze podczas Winobrania – hotele są obłożone, miasto jest zakorkowane, organizowanych jest wiele eventów, które mógłby być akurat konkurencją. Zdecyduj też czy Twoja konferencja będzie jednodniowa czy może dwudniowa. Jeśli będzie trwała dwa dni, może warto pomyśleć o rozłożeniu jej na część teoretyczną i praktyczną z warsztatami?
Zaproś prelegentów
Popularność Twojej konferencji będzie zależała w bardzo dużej mierze od jej poziomu merytorycznego. Zaproś prawdziwych ekspertów ze swojej branży, nazwiska które są znane i przyciągną uczestników zainteresowanych ich wystąpieniami. Pewnym sposobem na zapewnienie popularności swojej konferencji jest zaproszenie prawdziwej gwiazdy – gorącego nazwiska, niekoniecznie z branży – prelegent może opowiedzieć o temacie związanym np. z umiejętnościami miękkimi, które przydają się każdemu. Im większa liczba ekspertów, tym większe zaufanie do Ciebie jako organizatora.
Gdzie zorganizować konferencję w Zielonej Górze?
Konferencja ma zapewnić maksimum wiedzy merytorycznej, dlatego dobrze będzie, jeśli nic nie rozproszy naszych uczestników. Hotel For-Rest to miejsce, które charakteryzuje się ciszą i spokojem potrzebnym do zdobywania wiedzy. Dysponujemy kilkoma salami wyposażonymi w niezbędny sprzęt, które są w stanie pomieścić aż 250 uczestników Twojej konferencji. Podczas przerw między wystąpieniami uczestnicy konferencji mogą przejść się po naszych ogrodach i zaczerpnąć świeżego powietrza lub napić się wyśmienitej kawy i skorzystać z naszej oferty cateringowej. To niezapominanie wspomnienia! Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą biznesową i do rezerwowania terminów. Postaw na miejsce, które jest w stanie sprostać Twoim oczekiwaniom.